每年十月中,是報考各校研究所準備工作開始的時候,如果申請國外研究所,就得更早從暑假開始準備,除了留意每一所學校要求提供的資料、學術表現和相關證明,更重要的是學位證書影本,「這段時間真的忙不過來,新生入學事宜還沒有處理完,就要開始處理許多歷年成績證明、畢業證書補發、影本申請加蓋關防等工作,」臺中科技大學教務處註冊組組長林惠娟提到,一旦數位證書普遍化之後,可以大量減少此類庶務工作。
尤其是學生出國留學或境外生返國升學、就業,國外的學校和企業單位需要驗證過的學位證書,才能讓學生就讀或入職,於是國外學校、駐外單位或公證機構會將證書掃描檔送回臺灣驗證,「我們學校每年畢業生約莫兩、三千人,每份驗證需多次書信往返,行政人員的工作量和壓力都很大,而這些未來都可以回到教育部平臺執行,」所以當臺中科技大學決定加入「數位證書及場域建置試辦計畫」時,大家都相當開心。
資安是最重要的考量
數位化是時代趨勢,由學生和第三方單位登入教育部認證平臺驗證,也會加速整體行政效率,這是教務長戴錦周支持數位證書的原因之一,「再加上臺灣高教與技職教育面臨少子化危機,導致學校必須分出人力支援招生事宜,行政工作相當繁重,能夠減輕他們一些負擔是很好的事。」
不過,戴錦周相當重視資安,「我們學校採取申請制,有需要的學生,在跑離校手續時,可以一併向教務處申請,」由於臺中科技大學學生的支持,去年共計有九五%的畢業生申請數位證書,「人數相當多,學生的個人隱私和安全都非常重要,這也是我們最後決定參與教育部試辦計畫的主因。」
安裝包+種子學校=設定成功
原來,早在教育部推動「數位證書及場域建置試辦計畫」之前,臺中科技大學已經考慮採用民間科技公司自主開發、以區塊鏈技術為主軸的數位證書發證及認證平臺,然而,「我們實在不放心把存有眾多學生個人隱私的作業系統,建置在校外民間單位,因為會擔心學生個資外洩,」戴錦周說出疑慮。除此之外,未來每年的系統費用相當可觀,因此最後拍板定案,不自行採購、開發外面的系統,而是循著前兩期成功範例,加入教育部「推動數位證書計畫第三期」。
如同部分學校一樣,臺中科技大學讓電子計算機中心校務資訊組派員參與本次專案,於是巫宗和進入工作小組,負責相關軟體作業整合;成功大學也派遣臺灣體育大學電算中心工作人員擔任種子,有任何問題都可以協助處理。例如一開始安裝發證系統時,遭遇到https憑證安裝問題,因為長期使用Windows環境的大家,都是初次使用Linux Ubuntu + docker 環境,電算中心花了好大一番工夫,研究憑證檔案格式,才得以順利解決、安裝系統。
其後,在安裝發證系統更新包時,更遭遇到「發證失敗」的重大問題,耗費許多時間才發現,原來校內習慣採取批次發證,而用來製發數位證書的第三方應用程式,在輸入所有資訊後,會產生一個比預期檔案大很多的PDF檔,導致無法順利發證,林惠娟提到,當時大家都很煩惱,幸好「電算中心改以自行開發產製系統,以此功能製發數位證書,才能順利在一一一學年度第二學期,發出第一張數位證書。」
證書數位化讓人力資源做有效運用
數位證書的「防偽性質」,讓學生無論升學、就業或報考國家考試等,都無需返校申請證明書或影本,節省大量時間成本和人力資源,也落實環保少紙化的目標。戴錦周認為,臺中科技大學未來可將學位證明書、修業證明書、教師聘書、研習證明書、各式獎狀、學生成績單等相關文書納入系統,讓整體行政人力資源更有效地被運用。